Stahlkonzern reduziert mit RPA die Einkaufskosten bis zu 30 Prozent

Für die rohstoffintensive Stahlindustrie spielt ein preisgünstiger Einkauf eine besonders geschäftskritische Rolle. Diesem weltweit tätigen Stahlhersteller fehlten jedoch die Kapazitäten, um jährlich 3.500 Lieferantenverträge aktiv zu prüfen und neu auszuschreiben. Servicetrace automatisierte den kompletten Procure-to-Pay-Prozess, so dass Software-Roboter die Vertragsprüfung und die Ausschreibung übernehmen. So installierte der Stahlkonzern einen Rohstoffeinkauf zu den aktuell besten Marktkonditionen – und reduzierte damit die Einkaufskosten um bis zu 30 Prozent.

Ein weltweit führender Stahlhersteller arbeitet mit zahlreichen Lieferanten rund um den Globus zusammen. Jährlich müssen daher 3.500 Lieferantenverträge verwaltet werden: Wann genau laufen diese aus, welche Bestellvolumen laufen über diesen Lieferantenvertrag, wie verhalten sich die Vertragskonditionen im Vergleich zur aktuellen Marktlage – soll der Vertrag neu ausgeschrieben werden? Zudem müssen die Einkäufer zahlreiche Details über die Lieferanten und Verträge in SAP und einem Data Warehouse erfassen und abgleichen – manuell sehr zeitaufwändige Aufgaben, für die der Einkaufsabteilung die Kapazitäten fehlen. Daher wurden die Verträge einfach verlängert. Aufgrund des hohen Optimierungspotenzials wollte der Stahlkonzern mithilfe von Robotic Process Automation (RPA) den Procure-to-Pay-Prozess effektiver und effizienter gestalten.

Die Automatisierung dieser Aufgaben führte zu einer Kostenersparnis je nach Vertrag von bis zu 30 Prozent aufgrund der besseren Vertragskonditionen und zu einer vollständigen Transparenz im Lieferanten- und Vertragsmanagement. Gleichzeitig werden die hochqualifizierten Mitarbeiter im Einkauf von monotonen administrativen Arbeiten entlastet, die sich nun anspruchsvolleren Beschaffungs- und Verhandlungsaufgaben widmen können. Ein weiterer Vorteil ist auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des gesamten Prozesses. Der Stahlkonzern profitiert nun von einem optimierten und aktiven Vertragsmanagement zu den aktuell besten Marktkonditionen.

Procure-to-Pay (P2P) beschreibt den gesamten Prozess, von der Beschaffung (Procurement) von Rohstoffen bzw. Produktionsmitteln bis zum Bezahlen (Payment). Ziel ist es, diesen möglichst (kosten-)effizient, schnell und sicher zu gestalten.

Der automatisierte Procure-to-Pay-Prozess: Mensch und Software-Roboter – Hand in Hand

Einfach, stabil, sicher – darum entschied sich der Kunde für X1

Der Stahlproduzent entschied sich aufgrund der einfachen Handhabe und der hohen Stabilität für die RPA-Lösung XceleratorOne (X1) von Servicetrace. Aufgrund der intuitiven Bedienbarkeit von X1 – Automatisierungsabläufe können ohne IT-Kenntnisse im Drag-&-Drop-Verfahren gestaltet werden – konnte der Stahlkonzern die Automatisierung dieser Einkaufsprozesse in nur 30 Tagen realisieren.

Ein weiteres Argument für die X1-Lösung von Servicetrace war die hohe Stabilität der umgesetzten Prozessautomatisierung. X1 verfügt über zahlreiche Features zur Qualitätssicherung – und je höher die Qualität eines erstellten Automatisierungsablaufs, desto höher die Stabilität. Zudem setzt X1 mit der sogenannten X1 Secure Session auf eine mehrfach patentierte Technologie, die in einem einzigartigen Ansatz eine hohe Sicherheit und Stabilität bietet.

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