RPA Governance: Wie Sie RPA zentral steuern und managen

Fast jedes zweite anfängliche RPA-Projekt scheitert wegen mangelnder Governance. Wie steuern Sie einzelne RPA-Projekte und wie RPA im ganzen Unternehmen? Welche Strategie verfolgen Sie? Welche Prozesse braucht es? Zugegeben, RPA Governance klingt wie zusätzliche Hausaufgaben. Dafür werden Sie erfolgreich sein und langfristig sehr effektiv. Erleben Sie es selbst.

Gemäß Ernst & Young scheitert fast jedes zweite anfängliche RPA-Projekt wegen mangelnder Governance. Hohe Komplexität und Intransparenz sind Treiber für eine schwache oder mangelnde Governance. Nachvollziehbar: Denn was Sie im wahrsten Sinne des Wortes nicht sehen oder überblicken, können Sie auch nicht steuern. Markt- und Technologieanalysten sind sich darin einig, dass Organisationen die Komplexität von RPA unterschätzen.

Wie steuern Sie also RPA und die verschiedenen RPA-Projekte in Ihrem Unternehmen? Welche Compliance-Anforderungen und Standards müssen Sie beachten? Welche Prozesse benötigen Sie? All dies sind Fragen, die Sie mit Ihrer RPA Governance beantworten. Governance steht für Leitung/Steuerung. Damit legen Sie die Struktur, die Funktions- und Arbeitsweise für RPA im Tagesgeschäft fest.

Achten Sie daher von Beginn an darauf, Ihre RPA-Projekte sowie alle Prozesse und Strukturen rund um RPA effektiv, nachvollziehbar und transparent aufzusetzen. Sie werden langfristig davon profitieren und vor allem Ihre RPA-Projekte erfolgreich umsetzen.

Die wichtigsten Governance-Themen 

Strategie:

  • Wie unterstützt RPA Ihre Unternehmensstrategie?
  • Wie sieht Ihre RPA-Strategie aus?
  • Welchen geschäftlichen Mehrwert erzielen Sie mit RPA?

Prozesse:

  • Welche Prozesse benötigen Sie für RPA?
  • Wie setzen Sie RPA-Projekte um?
  • Wie erfolgt die Zusammenarbeit aller Beteiligten?
  • Wie füllt sich die Projekt-Pipeline?

Zuständigkeiten:

  • Welche Zuständigkeiten & Verantwortlichkeiten brauchen Sie?
  • Wie sehen Freigabe- und Reporting-Prozesse aus?

Delivery-Standards:

  • Welche RPA-Herangehensweisen und -Methoden gibt es?
  • Welche Standards und Templates können Sie entwickeln?
  • Welche Erfolgskennzahlen sind sinnvoll?

Compliance:

  • Welche RPA-Sicherheits- und Datenschutzstandards brauchen Sie?
  • Welche Compliance- oder Audit-Vorgaben müssen Sie erfüllen?

Lassen Sie sich von diesen Fragen nicht abschrecken. Sie müssen auch nicht alles von Beginn an hundertprozentig beantworten. Aber nehmen Sie sich die Zeit für Planung und taktische Überlegungen. Zudem gibt es zu den verschiedenen Aspekten und Themen häufig bereits Experten in den Unternehmen. Prüfen Sie, welche Ressourcen und Fähigkeiten Sie von anderen Abteilungen beziehen können.

Vier Tipps zu RPA Governance

  1. Zeit für Analyse & Planung: Schaffen Sie möglichst einfache Strukturen gemäß „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“. Was brauchen Sie wirklich? Nehmen Sie sich Zeit für (Bedarfs-) Analysen und Planung. Dies beginnt bei der Governance, umfasst die Auswahl der Technologie und endet mit den Prozessen im Tagesgeschäft.
  2. Best-of-Breed-Lösungen: Suchen Sie nach möglichst integrierten und ganzheitlichen Lösungen. Ziel ist es, mit einer möglichst einfachen IT-Landschaft eine hohe Transparenz und Verzahnung zu erreichen.
  3. Denken Sie interdisziplinär: Holen Sie sich für diese grundlegenden Fragen zur Governance frühzeitig die internen entsprechenden Experten an Bord, das gilt insbesondere für die IT, Security, Compliance, etc.
  4. Lernen Sie Ihre IT lieben: RPA hat viel mehr technische Aspekte als nur die Auswahl der Software. Der IT-Betrieb, das Lizenz- und Release-Management, das Management von Applikations-Downtimes, auf die die RPA-Roboter zugreifen, die Wartung der Infrastruktur und, und, und.