Retail: Hochaktuelles Bestandsmanagement mit RPA

Für den Lebensmittelhandel ist ein aktuelles Bestandsmanagement unerlässlich. Manuelle, fehleranfällige Prozessschritte oder der Einsatz von Mainframe-Altsystemen können Prozessabläufe stören. Ein großes deutsches Lebensmittelhandelsunternehmen setzt daher auf Robotic Process Automation im Bestandsmanagement. Das Ergebnis: Übertroffene Erwartungen und eine mehr als 90 Prozent schnellere Prozessbearbeitung.

Lebensmittel verderben schnell. Sind Produkte nicht vorrätig, kaufen Kunden woanders. Aus diesen Gründen möchte der Lebensmittelhändler einen geschäftskritischen Prozess in der Lagerhaltung optimieren. Die Voraussetzung: Der Produktbestand und die Neubestellungen der Märkte müssen zu festen Stichtagen korrekt im zentralen Warenwirtschaftssystem der Hauptgeschäftsstelle erfasst sein.

Herausforderungen: Dezentralisierung & Mainframe

Allerdings arbeitet jeder Markt mit einem eigenen SAP-System. Das zentrale Warenwirtschaftssystem der Hauptgeschäftsstelle läuft zudem auf einer Mainframe-Applikation. Diese zeichnet sich zwar durch hohe Stabilität aus, ist aber technologisch veraltet und bietet keine Schnittstellen für den Datenaustausch mit den SAP-Systemen. Die Konsequenz: Für die manuelle Datenübertragung in das Mainframe-System werden im monatlichen Wechsel mehrere Mitarbeiter abgestellt. Ein langwieriger, monotoner und vor allem auch fehleranfälliger Prozess. Die Folgen:

  • Unzufriedene Kunden und Umsatzeinbußen. Denn aufgrund eines nicht aktuellen und unkorrekten Bestandsmanagements sind Produkte in den Märkten nicht verfügbar.
  • Keine Transparenz für Management, Logistik & Reporting. Die Geschäftsleitung benötigt für Reporting und eine vorausschauende Logistik- und Finanzplanung eine stets aktuelle Sicht auf den korrekten Warenbestand.

Bestandsmanagement mit RPA: besser, schneller, aktueller

Aufgrund des aufwändigen, manuellen Prozesses entschied sich das Unternehmen für eine Automatisierung mit der RPA-Lösung XceleratorOne (X1) von Servicetrace. Das Auslesen der Bestandsdaten aus den dezentralen SAP-Systemen sowie die Datenprüfung und -übertragung in das zentrale Warenwirtschaftssystem erfolgen nun komplett automatisiert. Als Schnittstelle dient dabei eine Excel-Datei, in der die Daten aus den SAP-Systemen konsolidiert werden. Danach beginnt dann die automatische Eingabe und Weiterverarbeitung in die Mainframe-Applikation.

Das Ergebnis: Der komplette Automationsablauf für die Datenübertragung dauert nun nur noch eineinhalb Stunden anstatt mehrere Arbeitstage. Gleichzeitig haben sich die Datenqualität und die Prozessstabilität auf fast 100% gesteigert. Dies führt zu einem stets aktuellen und transparenten Bestandsmanagement, welches als wichtige Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsleitung dient.

Ein weiterer Nebeneffekt: Die Mitarbeiter werden von der manuellen Tätigkeit entlastet. So stehen Ihnen pro Monat drei Arbeitstage mehr für wertschöpfende Aufgaben zur Verfügung.


Mit Effizienz zum Erfolg: Schnelle und einfache Automatisierung in wenigen Tagen

Mithilfe der einfach aufgebauten, intuitiv nutzbaren X1-Lösung konnte das Projektteam den Automationsablauf innerhalb weniger Tage gestalten.

Für die erfolgreiche Prozessautomatisierung war es zunächst wichtig, den betreffenden Prozess korrekt zu erfassen. Ein gängiges Standardformat für die Modellierung von Geschäftsprozessen ist BPMN 2.0. Die ausgewählte XceleratorOne-Plattform ist diesbezüglich Vorreiter und ermöglicht die Modellierung von Prozessen direkt im BPMN 2.0 Standard. Anhand dieses Prozessmodells gestalten die Anwender dann den konkreten Automationsablauf und konfigurieren diesen mit wenigen Klicks für den Betrieb.

Kundenwünsche: Stabilität und Skalierbarkeit der Automatisierung

Da es sich um einen geschäftskritischen Prozess im Bestandsmanagement handelt, spielten Stabilität und Verlässlichkeit bei der Ausführung der Automatisierung für den Lebensmittelhändler eine sehr wichtige Rolle. Auch darum hat sich der Kunde für Servicetrace entschieden: Die X1-Plattform bietet zahlreiche Funktionen und Mechanismen, um Störungen zu vermeiden und eine hohe Stabilität zu gewährleisten.

Eine davon ist der „Protector“: Der Protector prüft jede Viertelsekunde, ob mögliche Pop-up-Fenster die Ausführung des Automationsablaufs stören könnten. Des Weiteren sind zahlreiche die Qualität sicherstellende Features in die Software integriert, um Störfällen vorzubeugen bzw. diese im Fall der Fälle sehr schnell zu beheben.

Ein weiteres wichtiges Auswahlkriterium war die Skalierbarkeit der RPA-Lösung. Sollten in einem Zeitraum mehr Buchungen als üblich vorliegen, müssen diese dennoch fristgerecht zum Stichtag und in gleichbleibender Qualität bearbeitet werden. X1 bietet mit der mehrfach patentierten X1-Secure-Session-Technolgie einen besonderen Skalierungsansatz: Auf Basis der bestehenden Automations-Infrastruktur kann innerhalb kürzester Zeit ein Mehrfaches an Bearbeitungskapazitäten bereitgestellt werden – ohne zusätzliche Hard- und Software-Installationen. Dieses „bedarfsgerechte Atmen“ im Hinblick auf die Bearbeitungskapazität ist einzigartig im Markt und bietet X1-Kunden die Möglichkeit, ihre Automatisierung extrem schnell und kostengünstig zu skalieren.

Warum X1 von Servicetrace?

1. Innovative, umfangreiche Produktfunktionen
2. Hohe Qualität und Stabilität
3. Hohe & günstige Skalierbarkeit
4. Einfache, intuitive Nutzerführung

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