Pharmahersteller setzt auf Servicetrace für RPA im Einkauf

Mehr als 1000 Arbeitsstunden pro Monat spart ein großer Pharmahersteller mit Robotic Process Automation (RPA). Die Automatisierung des Purchase-Order-Prozesses mit der X1-Plattform setzt dringend benötigte Kapazitäten in der Einkaufsabteilung frei. Zudem ist es nun möglich, auch überdurchschnittliche Mengen an Bestellanforderungen zeitgerecht zu bearbeiten. Ein Mehrgewinn für alle – auch für die Mitarbeiter.

Fast 5000 Bestellungen pro Monat muss die Einkaufsabteilung eines deutschen Pharma-Herstellers bearbeiten. Darin steckt viel Handarbeit: Um aus den Bestellanforderungen der Abteilungen eine Bestellung (Purchase Order) zu generieren, müssen die Einkäufer manuell Daten aus mehreren Systemen bzw. Input-Kanälen zusammentragen.

So kostet das Erstellen einer Bestellung im Durchschnitt 15 Minuten. Gemäß dem aktuellen Bestellvolumen – Tendenz steigend – summiert sich die Bearbeitungszeit somit auf über 1200 Arbeitsstunden pro Monat. Das bedeutet eine massive Kapazitätenbindung der Mitarbeiter, die für diese anspruchslose Tätigkeit deutlich überqualifiziert sind. Die Einkaufsabteilung suchte daher dringend nach einer Möglichkeit, den Prozess von der Bestellanforderung bis zur Bestellung mithilfe von Robotic Process Automation (RPA) zu automatisieren. Weiteres Ziel der Automatisierung war auch die Reduzierung von Eingabefehlern, die immer wieder zu Verzögerungen und Mehraufwand führten.

Herausforderungen

  • Hohe Ressourcenbindung
    • >1200 Arbeitsstunden pro Monat
    • Volumen in der Tendenz steigend
  • Unzufriedene Mitarbeiter
  • Hohe Fehleranfälligkeit
  • Erfüllung von Compliance-Anforderungen
Der automatisierte Prozess: Für die Umwandlung der Bestellanforderung zu einer Bestellung, müssen Mitarbeiter Daten aus fünf Systemen bzw. Dateien zusammentragen: SAP, PDF-Dokumente, Web-Applikation (Mitarbeiterverzeichnis), Datenbank für Standardtextbausteine.

Mit X1 monatlich 1000 Stunden weniger Arbeitszeit, 80% schnellere Bearbeitung

Für die Automatisierung entschied sich der Pharmahersteller für die X1-Lösung von Servicetrace. Das Ergebnis erfreut das Management ebenso wie die Einkaufsmitarbeiter, die von einer monotonen, fehleranfälligen Tätigkeit erlöst wurden: Anstatt 15 Minuten pro Bestellanforderung braucht der Prozess nach der Automatisierung nur noch drei Minuten – und kann nun in 24 Stunden in 7 Tagen die Woche ausgeführt werden. Das entspricht einer schnelleren Bearbeitungszeit von 80% und bedeutet mehr als 1000 Arbeitsstunden weniger für die Einkaufsmitarbeiter. Zeit, die ab jetzt in mehrwertstiftende Arbeiten fließt.

Mit X1 die Qualität, Skalierbarkeit und Compliance verbessern

Wichtige Ergebnisse erzielte das Unternehmen auch bei der Qualität, Skalierbarkeit und Compliance. Die X1-Lösung führt bei der Automatisierung Plausibilitätschecks und regelbasierte Korrekturen durch, so werden Eingabefehler reduziert und die Qualität der erstellen Bestellung verbessert. Da die Bestellanforderungen in der Tendenz steigen, ist der Pharmahersteller nun bestens gerüstet: Die hochskalierbare X1-Lösung kann ohne hohen zusätzlichen Aufwand auch größere Mengen an Bestellungen zeitgerecht bearbeiten. Außerdem verbessert die Automatisierung die Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Einkauf, was die Erfüllung der Compliance-Anforderungen sowie die Audit-Fähigkeit deutlich verbessert.

Key Benefits

  • 1000 Stunden weniger manuelle Arbeitszeit/Monat
  • 80% schnelle Bearbeitungszeit
  • >99,9% Fehlerminimierung
  • 100% Prozessstabilität

Mit X1 ein automatisierter Beschaffungsprozess in nur 25 Tagen

Einer der Gründe, warum sich der Kunde für die X1-Lösung von Servicetrace entschied, war deren einfache, intuitive Benutzung. Denn dadurch ist das Unternehmen nicht auf externe Hilfe bzw. Dienstleister angewiesen. Die Einkaufsmitarbeiter setzten die Automatisierung des Purchase-Order-Prozesses größtenteils eigenhändig um – innerhalb von nur 25 Tagen.

X1 macht eine Zusammenarbeit leicht: Teams können schnell und einfach in der X1 Benutzer- und Rollen-Verwaltung auch abteilungsübergreifend zusammengestellt und Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Alle Projektbeteiligten arbeiten über alle Phasen hinweg mit der zentralen X1-Plattform. So sind eine hohe Transparenz sowie der Projekterfolg sichergestellt.

Des Weiteren bietet X1 mithilfe zahlreicher Mechanismen und Funktionen eine hohe Stabilität bei der Ausführung der Automatisierung. Nach nur zwei Wochen erreichte die Prozessautomatisierung eine hundertprozentige Stabilität.

Darum hat sich der Kunde für X1 entschieden

  • Schnelles Onboarding: Die einfach Nutzerführung befähigt die Einkaufsmitarbeiter, die Prozessautomatisierung eigenhändig aufzusetzen.
  • Unabhängigkeit: Die Automatisierung wird nach kurzer Starthilfe ausschließlich intern umgesetzt – es braucht keinen externen Dienstleister dafür.
  • Kollaboration: Interdisziplinäre Teams arbeiten einfach und schnell auf der zentralen X1-Plattform.
  • Lebenszyklus-Management: X1 unterstützt alle RPA-Lebens- und Projektphasen inklusive der Bewertung von Prozessen und deren Modellierung.
In einem ersten Schritt modellierten die Mitarbeiter mithilfe der in X1 integrierten Prozessmodellierung (BPMN 2.0) den Purchase-Order-Prozess. Darauf basierend können sie dann den Automationsablauf einfach gestalten und in Betrieb nehmen.

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