Büro 4.0 | RPA – Die industrielle Revolution im Büro

Während wir ganz selbstverständlich von der Industrie 4.0 sprechen, müsste man schon überlegen, was die letzte Revolution im Büro-Alltag war. Outlook? Es gibt viele tolle Tools und Apps, die die Evolution der Digitalisierung zeigen. Eine Revolution könnte die Automatisierung sein. Nach der Automatisierung in der Produktion erreicht der Trend mit Themen wie der Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation) die Büros. Und das Potenzial ist immens: Während der Automatisierungsgrad in Fabriken seit 1980 um 75% angestiegen ist – stieg die Büro-Automatisierung im selben Zeitraum nur um 3%. So prognostiziert das McKinsey Global Institute, dass 30% aller Aufgaben automatisiert werden können – und Robotic Process Automation ist ein Weg, dies zu tun.

Was bietet RPA?

Gemäß verschiedener Untersuchungen, ist das Potenzial von RPA für Unternehmen groß und vielfältig. Deloitte spricht in ihrer Global RPA Survey 2018 (die dritte Studie in Folge zu RPA) vor allem von Kostensenkung, höherer Produktivität, einer besseren Qualität und Genauigkeit sowie Compliance-Verbesserungen – und das um mehr als 90%.

Außerdem zahlen sich RPA-Projekte gemäß der Beratung in weniger als zwölf Monaten aus – gemäß unserer Erfahrung nach in einigen Fällen sogar deutlich schneller. Aufgrund der überzeugenden Effektivitäts- und Effizienzsteigerungen.

Was sind Stolpersteine?

Bereits 2020 werden laut Prognosen rund drei Viertel der Unternehmen RPA einsetzen. Gleichzeitig fragen sich noch viele, wie man die Prozessautomatisierung erfolgreich angeht und aufsetzt. Tatsächlich scheinen viele die Komplexität von RPA zu unterschätzen. Auch wenn viele Hersteller von RPA-Lösungen mit einer einfachen Bedienung werben – entscheidend für den Erfolg ist es, RPA-Projekte richtig zu planen und aufzusetzen.

So scheitert gemäß EY (Ernst & Young) anfänglich auch fast jedes zweite RPA-Projekt (35-50%).

Die Gründe dafür:

  • Keine Governance
  • Fehlende Transparenz
  • Unterschätzte Komplexität
  • Mangelnde Kollaboration von  Business und IT
  • Keine Skalierbarkeit.

Worauf sollten Sie bei RPA achten?

Die einfache Bedienung einer RPA-Lösung ist natürlich von Vorteil: Der Mehrwert von RPA potenziert sich, je mehr Menschen in einer Organisation dazu befähigt sind und „ihre“ Prozesse eigenhändig automatisieren können. Damit hier aber kein Chaos im Sinne von ungesteuertem Aktionismus und selbstgebastelten Insellösungen entsteht, braucht es vor allem:

  • Eine Standardplattform für alle: Anstatt vieler verschiedener Lösungen, setzen Sie auf eine zentrale Automatisierungsplattform für den gesamten Lifecycle von RPA-Projekten.
  • Volle Transparenz: Für ein erfolgreiches Projekt müssen Verantwortliche Kenntnis haben über den Status, Fortschritt, das Team etc. Dafür braucht es RPA-Lösungen, die diese Transparenz – über ein Projekt ebenso wie über alle Projekte – ermöglichen.
  • Zentrale Steuerungsfähigkeit (Governance): Die Transparenz beeinflusst die Steuerungsfähigkeit positiv: Nur was ich im Blick habe, kann ich steuern. Achten Sie bei Ihrer RPA-Lösung darauf, dass Sie die Projekte zentral steuern können. Nur so bringen Sie die Automatisierung Ihrer Organisation wirklich voran.
  • Enge Zusammenarbeit: Denken und handeln Sie bei Automatisierung immer interdisziplinär und ziehen Sie die verschiedenen Experten von Business- und IT-Seite frühzeitig heran. Ermöglichen Sie einen Austausch, denn RPA ist komplex: von C-Level-Ebene, über die Business-Abteilung, die Anwender, Risk, Compliance und Quality, bis hin zu Datenschutz und IT – Sie müssen alle einbeziehen. Wenn ein Tool Sie dabei unterstützt – umso besser.
  • Hohe Skalierbarkeit: Spätestens nachdem Sie die ersten Erfolge eingefahren haben, stehen andere Bereiche Schlange. Und dann kommen die Fragen: Wie kann ich RPA unternehmensweit ausrollen und skalieren? Wie bekomme ich weitere Automatisierungskapazitäten und was kosten diese?
    Prüfen Sie die Skalierbarkeit und die Betriebskosten von RPA bei der Anbieterauswahl – auch, wenn Sie jetzt noch nicht den Bedarf sehen. Er wird kommen und sich dann auszahlen.

Erfahren Sie hier mehr über die zentrale Automatisierungsplattform XceleratorOne (X1) von Servicetrace.

RPA-Best-Practices wie die untenstehenden finden Sie in unserem Robo-Blog.