6 Tipps für die Kommunikation bei der RPA-Einführung

Das Thema Automatisierung ist nicht immer positiv besetzt. Dabei steigt nach der Einführung von Robotic Process Automation (RPA) häufig die Mitarbeiterzufriedenheit. Denn danach haben Mitarbeiter mehr Zeit für wertschöpfende und zufriedenstellende Tätigkeiten. Dennoch führt die Einführung von RPA zu Veränderungen. Wenn Sie diesen Veränderungsprozess begleiten und die Menschen von Beginn mitnehmen, steigt Ihr RPA-Erfolg.

Aus Mitarbeitersicht ist das Thema Automatisierung nicht immer positiv besetzt. Viele fürchten dabei um ihren Job. In der Regel verfolgen die Unternehmen dieses Ziel jedoch nicht: Im Fokus steht vielmehr die Fehlerreduktion sowie die Qualitäts- und Produktivitätssteigerung. Gemäß KPMG und HFS Research nutzen nur sieben Prozent der Anwender RPA, um Stellen abzubauen. In Deutschland wird die Automatisierung bis 2021 netto sogar rund 560.000 neue Jobs schaffen, so eine neue Studie des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW).

Wandeln Sie Vorbehalte in höhere Zufriedenheit um

Managen Sie die Einführung von RPA und die damit einhergehenden Veränderungen von Beginn an aktiv. Es wird sich lohnen. Denn häufig steigt die Mitarbeiterzufriedenheit nach einem RPA-Projekt. Das belegen auch unsere Projekterfahrungen bei Kunden. Die meisten Mitarbeiter sind begeistert von der Prozessautomatisierung. Denn RPA befreit sie von langwierigen, monotonen Tätigkeiten, die weit unter ihrer Qualifizierung liegen. Zudem entlastet RPA die Mitarbeiter in Spitzenzeiten mit einem extrem hohen Workload. Das entzerrt intensive Arbeitsphasen wie zu Finanzabschlüssen oder bei Veranstaltungen.

Entscheidende Erfolgsfaktoren für Automatisierung sind daher Kommunikation und Change Management (Veränderungsmanagement). Je nach RPA-Vorhaben und Organisationsstruktur sollten Sie bestmöglich einen Experten an Bord holen – zum Beispiel aus der Kommunikationsabteilung. In Ihrer Organisation gibt es keinen Kommunikationsmanager? Dann versuchen Sie sich entweder selbst an einem Kommunikations- und Veränderungsplan oder suchen Sie sich extern Hilfe. Im Folgenden finden Sie ein paar Tipps.

Kommunikation – die Aufgaben

  1. Die Organisation frühzeitig und transparent über die Automatisierung informieren,
  2. Vorurteile und Befürchtungen abbauen sowie die Notwendigkeit und Vorteile der Automatisierung herausarbeiten,
  3. einzelne Phasen des Veränderungsprozesses aktiv begleiten und die Mitarbeiter für die Automatisierung mobilisieren.

Kommunikation – ein paar Tipps 

Offenheit & Transparenz: Eine klare und offene Kommunikation fördert die grundsätzliche Bereitschaft für den Wandel.

Early Adopter: In jeder Organisation gibt es die „Early Adopter“, die Neuem gegenüber aufgeschlossener sind als andere. Identifizieren Sie diese veränderungsaffinen Personen und nutzen Sie sie als Fürsprecher und Multiplikatoren.

Business Sponsor: Suchen Sie sich einen hochrangigen, strategischen Botschafter, am besten auf der Geschäftsleitungsebene. Dieser Business Sponsor muss das Thema Automatisierung als unternehmensstrategische Priorität etablieren – und unternehmensweit kommunizieren. Er ist Ihr strategischer Botschafter auf Führungskräfteebene mit hoher interner Strahlkraft.

Erfolge sprechen für sich: Lassen Sie Erfolge und begeisterte Mitarbeiter für sich sprechen. Schaffen Sie schnell erste Business Cases und kommunizieren Sie diese zügig und professionell.

Do-it-yourself: Die persönliche Erfahrung ist stärker als reines Wissen. Machen Sie Ihre Mitarbeiter zu RPA-Botschaftern, indem Sie sie schnell befähigen, selbst Prozess zu automatisieren. Das schafft Vertrauen.

Standardisierung: Kommunikation ist keine einmalige Aufgabe, sondern wird Sie immer begleiten. Entwickeln Sie daher standardisierte Vorgehen und Formate, etablieren Sie gewisse Kommunikationskanäle, damit Sie erfolgreich und effizient kommunizieren.